选一个代表性任务
例如从收到需求到完成交付，或从整理素材到发布文章。让实际使用者走完流程，记录重复录入、权限障碍和导出困难，而不是只看演示页面。
提前确认数据如何取回
试着导出一份包含附件、关联关系和中文内容的资料。检查别人能否用常见工具阅读。不能方便迁移的数据，会让日后的选择更加受限。
把维护计入工作量
除了订阅费用，还需要考虑培训、权限管理、升级和资料整理。给工具指定负责人，并约定何时检查是否仍然适合当前规模。
网站与工具
选择软件，先看真实工作流程。
用一项完整任务试用工具，比逐个比较功能名称更容易发现问题。